見切り発車で行こう!

考えすぎず、まずやりたい。

議事録を作成するのって、死ぬほど難しいよね。初心者はどうしたらいいの?

ふざけんじゃねえ、議事録の野郎!

議事録を作成している最中や、した後に何度も修正せざるを得なかったときによくそんな風に思いました。

「議事録の作成」って聞くと第三者からすると付随業務にしか過ぎないように思えますが作成することになる当の本人たちは相当苦しんでいるのです。

今回は、自分が議事録を作成していたときの経験をベースにしながら議事録にまつわる個人的な思いや作成初心者についてお話したいと思います。

議事録作成を相当舐めてた・・

高校時代から、議事録作成的にものを本当に舐めていました。

高校の生徒会とかで、書記を担当している人っているじゃないですか。

実際に書記の人が議事録と同じようなスタイルで記録しているのかどうかは知らないですけど、会議やイベントなどで発言されたことを記録するっていうのは本当に体力と神経を使うことなんですよね。

「議事録作成って、会議で言ってたことをただ記録すればいいんでしょ?」的な軽い考えで社会人をやっていたので、たまになんですけど議事録作成の任命を受けた時は本当につらかったです。

議事録って一言によっても、その会議や打ち合わせがどんな性質のものかによっても何を記録して書き留めるかとかが違うのでそれが面倒なんですよね。

まあ、要点を書けばいいか~なんて思ってたりもしたんですけどそもそも要点が何かが人によっても捉え方が違ったりすることもあってダメ出ししまくられることもあるわけですよ。

そもそも、業務知識がないとついていけない

また、議事録を作成するにあたっては「その業務に関してある程度の知識がないとそもそも何言ってるかがわからない」という最悪な事態になることがあります。

これは、「英語が完璧だからって、イコール通訳ができるということにはならない」ということと一緒ですね。

その分野の周辺知識がないと議事録に上手く記録することができず、後から「あの時何いってました?」なんて一人一人に聞くという相当面倒な事態も起こりかねない。

なので、こういうのって本当はベテランの人がやれよ!

・・・って思ったりすることもあるんですけど新人とか経験の浅い人がやることが多いんですよね~~この矛盾!

しかも、たまに会議で発言している本人が適当にしゃべっていることもあって「何を記録すべきかの大きな阻害要因」になったりすることもあるんですよ。

しゃべっていることが間違っていることだった場合はどうすればいいの??

これも上司によって指示が違ったりするんですよね(怒)

ちゃんとした議事録の作成ってどうやるの?

議事録の作成が、実は半端なく奥深く難しい作業でることはよ~くわかりましたよね。

で、実際にちゃんとした議事録の作成ってあるのか?

・・・これについては、自分の中でも「こうすれば議事録作成は完璧!」ってな手法は残念ながらないのです。

議事録の様式やスタイルなどは、その会議の性質や参加しているメンツによっても変わってきたりします。

自分も今まで議事録を作成したことはありますが、たぶんそんなには多くないです。

また、内輪の会議での議事録なのか大事なクライアントを交えての議事録なのかでも大きく力の入れ具合が違ってきます。

で、むかつくのが議事録作成を指示する側としては結構軽く考えてるんですよね。

さらに、メンバーの中でも「俺、こんなこと言ってないよ?」なんて言い出したりすることもあります。

それが実際に間違った議事録だったりする場合もありますし、「本人が覚えていない」という最悪のパターンあったりします。

なので、ひどい時は議事録作成に色んな人からの意見やクレームが入って修正に修正を重ねて2~3日かけて完成するという場合もあります。

で、気になるちゃんとした議事録というのは抽象的ですが「その場の雰囲気に合わせて重要なところを記録したもの」という言い方になってしまいます。

終わりが見えない議事録作成

議事録の作成については、自分がやっていた時は以下の2つのやり方を場面に応じて採用していました。

・要点だけを記録して内容が全員にわかるようにする
・始めから終わりまで、参加者全員の発言をあますことなくすべて記録する

で、一つ目は内輪の会議でやることが多いですね。

要点をまとめて自分なりに解釈して、それを文書にまとめて公表する。

これはこれで、その会議のテーマと話している専門用語の知識やその業界独特の言い方などを理解していないと苦しいです。

2つ目は、やはりクライアントなどを交えた真剣な話の時には「全記録」という気が遠くなることもします。

ただ、ここで問題なのは全部記録するといっても咳払いとかちょっと誰かが独り言のようにつぶやいた時とかそういう記録するべきかどうかのラインの微妙なところにいる場合です。

これって本当に大変なんですよね。

一度新人が、内輪の会議でこの全記録方式をやったことがあるのですがやはり2~3日ほど完成までに時間がかかってました。

「これ、録音とかしてやってたんじゃないか」というのも仕方ないくらいの出来でした。

一言一句、正直どうでもいい発言までも記録されていたのが印象に残っています。

で、結局のところ議事録作成はもう二度とすることもないししたくない!

やっている人は本当に尊敬します!

以上!